Seguem abaixo orientações gerais para instrução dos processos de Solicitação de Portarias de Crédito:
1. O procedimento de Solicitação da Portaria de Crédito deverá, obrigatoriamente, ser formalizado por meio de processo administrativo eletrônico cadastrado no sistema de protocolo eletrônico (atualmente SIPAC), contendo os seguintes documentos:
2. Ofício de Solicitação de Portaria de Crédito, no SIPAC, o tipo de documento será “Solicitação de Portaria de Crédito”;
3. Formulário específico de detalhamento da despesa, com todos os campos preenchidos, no SIPAC, o tipo de documento será “Formulário”;
4. Cópia da Requisição da contratação (compra) no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos da UFPE (SIPAC). Neste documento deverá constar os seguintes campos: objeto, quantidade, valor unitário e valor total;
5. Nos casos de utilização de Recursos Próprios originados de aluguéis deverá ser informado o valor total arrecadado e o saldo disponível para abertura do crédito. Caso a origem seja de Ressarcimento à UFPE (Cartas FADE), conforme Resolução nº 08/2018 - CONSUNI, a unidade deverá atentar às orientações específicas. Para as demais receitas deverá ser apresentado o Formulário de Cadastro e Controle da Receita Própria;
6. Parecer favorável da unidade responsável por planejar e administrar a demanda requerida, no que couber. Segue abaixo, de forma exemplificativa, os responsáveis por determinadas demandas:
6.1. Aquisição de materiais e/ou bens e contratação de serviços TIC: Superintendência de Tecnologia da Informação – STI (art. 6º da Instrução Normativa SGD/ME nº 1/2019; art. 138 da Resolução nº 08/2022-CONSAD; art. 9º, da Portaria Normativa nº 15/2020-UFPE);
6.2. Contratação de obras, serviços de engenharia, manutenção e conservação predial e urbana, incluindo os materiais/equipamentos necessários: Superintendência de Projetos e Obras (SPO) ou Superintendência de Infraestrutura (SINFRA). art. 115, art. 122 e art. 127 da Resolução nº 08/2022-CONSAD; art. 1º e art. 2º da Portaria Normativa nº 06/2016; art. 10, da Portaria Normativa nº 15/2020- UFPE);
6.3. Aquisição de materiais e/ou bens e contratação de serviços associados à segurança institucional: Superintendência de Segurança Institucional - SSI (art. 108 da Resolução nº 08/2022-CONSAD; art. 13º. da Resolução nº 04/2022-CONSAD; Inciso I, do art. 2º, da Portaria Normativa nº 16/2021);
6.4. Atividades de capacitação e qualificação: Coordenação de Formação Continuada - CFC/Progepe (art. 3º do Decreto nº 9.991/2019; art. 82, Incisos II e III da Resolução nº 08/2022-CONSAD);
6.5. Aquisição de bens para atendimento das demandas com infraestrutura dos cursos de graduação e NIATES: Diretoria de Finanças e Infraestrutura de Graduação - DIFI/Prograd (arts. 36 da Resolução nº 08/2022-CONSAD; art. 28 da Portaria Normativa nº 18/2020);
6.6. Contratação de serviços e/ou materiais gráficos/design/comunicação: Superintendência de Comunicação - SUPERCOM (art.7º do Decreto nº 6.555/2008; art. 129 da da Resolução nº 08/2022-CONSAD; Parágrafo Único do art. 9º, da Portaria Normativa nº 15/2020);
6.7. Concessão de Suprimento de Fundos: Seção de Registros Contábeis - SRC/DCF/Proplan (Manual de Suprimento de Fundos - DCF/PROPLAN/UFPE)
6.8. Concessão de Diárias e Passagens: Divisão de Diárias e Passagens - DDP/DCF/Proplan (Manual de Diárias e Passagens - DCF/PROPLAN/UFPE)
6.9. Despesas realizadas sem prévio empenho (Termo de Reconhecimento de Dívida): Coordenadoria de Registros Contábeis - CRC/DCF (Incisos X e XI, do art. 71 da Resolução nº 08/2022-CONSAD).
7. Cópia, em PDF, do Espelho da Ação registrada no Plano Orçamentário Anual (POA), constando saldo suficiente para atendimento da demanda, e o status do campo situação deverá constar “AUTORIZADO” (no SIPAC, o tipo de documento será “Plano Orçamentário Anual - POA”);
8. Para aquisição/contratação destinadas a laboratórios: certificar-se que estão devidamente cadastrados, conforme disciplina a Resolução nº 02/2015 - CONSAD. A verificação pela DORC se dará por consulta ao cadastro publicado pela PROGEST ou registro juntado ao processo de solicitação.
9. Em relação aos serviços de manutenção ou substituição de bens móveis, anexar a relação dos bens, contendo o número de tombamento e a declaração de que não estão na garantia ou assegurados por contrato de manutenção.
10. Cópia do Projeto e do Plano de Trabalho aprovados pelas instâncias competentes: As despesas deverão estar previstas no plano de aplicação dos projetos executados diretamente pela UFPE, ou através da fundação de apoio, e independente da fonte dos recursos: tesouro, próprio ou crédito descentralizado (Resolução 04/2018-CONSAD; Portaria Interministerial nº 424/2016; Decreto nº 10.426/2020; § 1º do art. 116 da Lei nº 8.666/1993).
11. Cópia dos documentos relacionados a solicitação: contrato, termo aditivo, apostilamento, projeto, edital, convênio, termo de doação, termo de reconhecimento de dívida etc;
12. Depois de devidamente instruído, o processo deverá ser tramitado à Diretoria de Orçamento - DORC/PROPLAN (código da Unidade no SIPAC 11.10.06);
13. Cabe às equipes das CAF/CIFIC verificar se a aquisição/contratação está de acordo com os normativos internos (Editais, Portarias, Resoluções, Manuais, Notas Técnicas e Decisões), legislação aplicável e/ou instrumento pactuado;
14. As solicitações de Portarias de Crédito referentes a um mesmo instrumento (contrato, convênio, edital etc) ou projeto deverão ser realizadas no mesmo processo.
15. As solicitações de cancelamentos, retificações ou suplementações de Portarias de Crédito devem ser realizadas no mesmo processo em que foi emitida a PC a ser alterada.
16. A solicitação de Portaria de Crédito deverá conter a assinatura eletrônica do ordenador de despesa da UGE e do Responsável pela CIFIC, no caso dos Centros Acadêmicos, ou Responsável pela CAF, no caso das Pró-Reitorias).
Orientações atualizadas em 14/03/2023.
Manual de Solicitação de Portaria de Crédito. (Clique para realizar o download)
